Penerapan ERP Pada PT Jotun Indonesia

Pemanfaatan teknologi informasi sebenarnya telah lama diadopsi oleh PT Jotun Indonesia dan Jotun World Wide. Namun, penerapan teknologi informasi baru sebatas data processing dan tidak terintegrasi pada semua fungsi perusahaan. Kendala utama yang dihadapi masa itu, akurasi data, tidak terlalu dirasakan karena persaingan dengan kompetitor belum terlihat signifikan. Pengambilan keputusan oleh para manajer dilakukan lebih berdasarkan melihat kondisi yang ada tanpa melakukan análisis faktor historis dan pesaing.

 

Setelah krisis moneter tahun 1998, dirasakan banyak pesaing yang masuk ke dalam industri cat dan coating. Pengambilan keputusan menjadi sesuatu bagian yang penting dan harus berdasarkan análisis yang tajam. Tingkat akurasi data juga menjadi suatu hal yang mutlak dipenuhi untuk mencapai pelayanan terhadap
pelanggan dengan responsif namun efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang dapat :

• Melakukan integrasi terhadap semua fungsi perusahaan
• Menyediakan business intelligent sebagai data pengambilan keputusan
• Dapat mengurangi kesalahan pada data entry.
• Mengurangi biaya operasional komputer.
• Dapat mengakomodasi pertumbuhan bisnis perusahaan
• Dapat melakukan standarisasi perbedaan kodifikasi, nomor dan skema nama
• Dapat melakukan standarisasi prosedur pada setiap cabang PT Jotun Indonesia
• Dapat mengurangi tingkat persediaan
• Memperbaiki kualitas keputusan karenatingkat akurasi data yang baik.

      ERP dianggap mampu untuk mengakomodasi semua kebutuhan perusahaan dalam menghasilkan proses yang efisien namun responsif. Pada proses selanjutnya, ERP diharapkan juga mampu membantu perusahaan untuk meningkatkan daya saing yang kompetitif dalam pasar industri cat dan coating.

Analisis Sistem ERP pada PT Jotun Indonesia

     Tahapan Supply Chain pada PT Jotun Indonesia dimulai dari tahapan perencanaan penjualan pada Sales Department. Hal ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan departmen lain untuk melaksanakan tugasnya. Secara garis besar, tahapan Supply Chain di PT Joutn Indonesia memiliki reinforced closed loop seperti dibawah ini.

Sumber : Hasil olahan penulis

                            Gambar : Closed Loop Diagram System ERP di Jotun Indonesia

      Jika dilihat pada loop diagram, sekilas terlihat bahwa perencanaan sales memegang peranan penting dalam seluruh proses poduksi. Namun demikian perlu diamati bahwa produksi, pabrik memiliki kapasitas minimum dan maksimal yang harus dipenuhi. Begitu pun dengan kapasitas pengiriman (shipping) dengan
variabel yang lebih kompleks yaitu destinasi dan moda transportasi. Hal ini menyebabkan seluruh komponen produksi harus berjalan dengan seimbang.

Sales Department

      PT Jotun Indonesia memliki empat department sales, yaitu : Decorative Project, Decorative Retail, Protective Coating dan Marine Coating. Setiap Sales Department memiliki SKU (Stock Keeping Unit) sendiri. Hal ini dikarenakan generik produk yang dihasilkan berbeda dan memiliki kandungan produksi
(production contain) yang berbeda pula. Sales Manager akan melakukanrekapitulasi prakiraan penjualan pada setiap pertengahan bulan untuk dapat di proses oleh bagian produksi.

     Pada Sales Department, ERP berperan untuk input data pada BPCS yang dilakukan oleh seorang Customer Service Officer atas permintaan dari sales person. Data pada BPICS kemudian akan dibaca oleh bagian PPIC untuk memulai produksi.. Sebelum PPIC dapat membaca data dari sales, secara otomatis, BPCS melakukan investigasi terhadap status finansial customer tersebut. Jika terdapat outstanding pada credit status atau credit limit yang melampaui batas, maka BPCS akan melakukan blocking dan meneruskan pesan ke bagian finance.
    Seorang sales person dapat melakukan kontrol terhadap ketersediaan produk sehingga dapat menentukan level avalaibility to promise kepada pelanggan. Dalam hal peningkatan pendapatan, kontrol ini menjadi hal yang penting, karena seorang sales person dapat melakukan product specification switch jika produksi suatu produk tidak dapat dipastikan ketersediannya sehingga customer tidak akan beralih ke pesaing. Selain itu ERP pada sales departemen juga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap pengiriman (shipping ) kepada pelanggan.

Sumber : Hasil olahan penulis
Gambar : Closed Loop Diagram Pada Sales Department

Finance Department

     Divisi finance pada PT Jotun Indonesia memiliki beberapa sub divisi diantaranya : sub divisi ARAP ( Account Receivable dan Account Payable), sub divisi Tax ( Pajak) dan Sub divisi Internal Finance. Fungsi ERP pada divisi ini lebih merupakan fungsi kontrol dan perencanaan pengelolaan finance (budgeting). Seperti yang dikemukakan pada Sales Department, Finance department merupakan divisi yang melakukan otorisasi produksi. ERP pada divisi ini dimulai pada saat proses produksi memasuki tahapan pembelian raw material. PO (Purcahase Order) akan dikeluarkan oleh pihak Purchasing dan kemudian akan dibaca oleh Finance. Kemudian Finance melakukan alokasi finansial terhadap proses produksi. Sinkronisasi antara pembayaran dari pelanggan dan pembayaran kepada pemasok dilakukan melalui modul finance yang tersedia pada BPCS.

Sumber : Hasil olahan penulis
Gambar : Closed Loop Diagram Pada Finance Department

     Pada closed loop ERP, Finance memang tidak memiliki peran yang banyak, namun demikian Finance menentukan apakah suatu proses produksi dapat dilakukan menurut status finansial dari customer.

Production Department

     Produksi pada PT Jotun Indonesia memiliki tiga sub divisi, yaitu sub divisi laboratorium, sub divisi water based dan sub divisi solvent based. Karena generik produksi yang berbeda, maka harus ada pembedaan proses produksi antara waterbased dan solvent based. Proses produksi akan dimulai jika seluruh bahan baku sudah tersedia. Pada awalnya, setelah menerima data dari Sales Department, Produksi kemudian menghitung kebutuhan raw material untuk pemenuhan kapasitas produksi dalam rentang waktu tertentu ditambah dengan buffer stock. Forecast yang didapat dari Sales akan melalui proses sinkronisasi dengan data historis dan diadakan penghitungan ulang. Forecast dilakukan dengan metode yang berbeda sesua dengan karakter produksi. Data kebutuhan raw material kemudian akan disampaikan pada Department Purchasing untuk dilakukan proses pengadaan.

Logistic and Warehousing Department

Logistic dan Warehousing mempunyai beberapa fungsi pada alur Supply Chain Management seperti :

• Melakukan perhitungan tingkat persediaan

• Melakukan monitoring terhadap arus barang yanmgg keluar masuk gudang dengan mengikuti kaidah yang disepakati bersama (FIFO, LIFO atau Weighted Average)

• Berperan sebagai hub antara buy side dan sell side

• Sebagai eksekutor strategi Supply Chain, apakah responsif atau efisien

• Melakukan warehouse management system sehingga alur keluar material dapat dikendalikan

• Melakukan penjadwalan dan penentuan moda transportasi pada akhir proses Supply Chain Management

Penerapan ERP pada divisi ini telah berdampak pada sistem warehousing and logistic antara lain :

• Setiap material yang masuk dan keluar gudang akan teridentifikasi dengan sistem barcode.
• Setiap material yang masuk dan keluar secara otomatis tercatat pada jurnal Akunting
• Setiap finish good mempunyai batch number tersendiri dengan kode produksi beserta tanggal produksi.
• Setiap finish good akan terkodifikasi sesuai dengan tempat penyimpanannya sehingga memudahkan dalam proses picking
• Setiap finish good yang keluar dari pabrik akan menutup proses Supply Chain dengan keluarnya jurnal di account receivable.

Purchasing Department

      Dalam suatu Supply Chain Management, purchasing berperan sebagai divisi yang bertanggung jawab masalah pengadaan raw material serta barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan. Oleh karena itu purchasing juga harus mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan analisis terhadap pemasok dan kemudian melakukan sinkronisasi dengan kebutuhan perusahaan. Secara ringkas, aspek pekerjaan yang dikerjakan purchasing adalah :

• Menelaah dan melakukan proses terhadap sales inquiry dalam bentuk purchase inquiry untuk raw material serta melakukan proses RFQ (Request For Quotation) untuk keperluan operasional lainnya.
• Melakukan Supplier Market Analysis
• Melakukan pemilihan pemasok
• Melakukan negosiasi, baik itu negosiasi harga untuk material, atau negosiasi kontrak untuk pengadaan jasa oleh pihak ketiga
• Melakukan purchase plan implementation, agar rencana pembelian sudah diketahui sebelumnya sehingga mudah bagi perusahaan menentukan budget tahunan.

      Proses bisnis pada ERP, Purchasing Department merupakan proses berdasarkan dari forecast sales dan permintaan material dari divisi produksi. Material Request Planning.

Analisis Penerapan ERP

      Balanced Scorecard adalah suatu metode analisis yang dinilai dari empat perspektif, yaitu finansial (keuangan), pelanggan (customer), internal dan perspektif pembelajaran. Evaluasi pada PT Jotun Indonesia, dilakukan berdasarkan data yang didapat dari Laporan Tahunan, Balanced Scorecard PT. Jotun Indonesia dan HRD PT. Jotun Indonesia Yearly Report.


Analisis pada Tingkat Stratejik

     Ketika perusahaan melakukan implementasi ERP dalam jumlah dana yang tidak sedikit, tentunya perusahaan akan mengharapkan return on investment (ROI) dalam jangka waktu tertentu. Hal ini terjadi karena investasi pada software ERP berarti perusahaan melakukan investasi pada jaringan infrastruktur. Ada kesalahan yang cukup fatal jika perusahaan hanya mengharapkan ROI yang tangible hanya dari implentasi software ERP. Seperti yang pernah disinggung diatas, ERP adalah kesatuan sistem yang terdiri dari ES (Enterprises Software), dan sistem fisik dari ERP itu sendiri. Jadi, penilaian terhadap ROI pada ERP project adalah pada penilaian keseluruhan pada semua sistem yang ada dalam ERP. Sehingga demikian, parameter keberhasilan ERP adalah bagaimana kinerja perusahaan setelah implentasi ERP tersebut.

    Untuk kasus PT Jotun Indonesia, penilaian kinerja perusahaan secara stratejik akibat dampak ERP, didasarkan pada beberapa indikator seperti :

• Apakah hasil dari penerapan ERP sudah sejalan dengan visi misi perusahaan?
• Apakah penerapan ERP sudah sesuai dengan strategi bisnis perusahaan?
• Apakah penerapan ERP sudah dapat membuat fungsi pada perusahaan terintegrasi?
• Apakah ERP sudah dapat membantu para top management untuk membuat sebuah keputusan?
• Mengadakan identifikasi terhadap resiko kegagalan ERP dan dampaknya terhadap perusahaan.

     Penilaian secara stratejik sukar dilakukan secara kuantitaif, namun demikian, dampaknya dapat dirasakan pada sisi operasional perusahaan. Tahap selanjutnya dari analisis stratejik adalah penyusunan rerangka balanced scorecard, agar terjadi suatu kesetimbangan antara visi misi dan operasional perusahaan.
     Kerangka balanced scorecard disusun dari turunan visi dan misi perusahaan. Penjabarannya pada setiap perspektif dilakukan oleh para manajer dengan koordinasi dibawah seorang Presiden Direktur. Rerangka balanced scorecard dijadikan acuan untuk penilaian kegiatan operasional secara detil, sehingga dapat diambil nilai kritis sebagai acuan keberhasilan ERP pada PT Jotun Indonesia.
    Penyusunan Balanced Scorecard dimulai dengan analisis visi misi yang diturunkan pada strategi korporat dan strategi bisnis yang saling terkait satu dengan lainnya. Pernyataan visi dan misi dikeluarkan oleh Jotun World Wide, sedangkan strategi korporat dan bisnis disusun pada tingkat regional dan perusahaan lokal. Sekilas visi misi serta Strategi korporat dan Bisnis dapat dilihat sebagai berikut :

• Visi dan Misi

         Visi dan Misi Perusahaan adalah : ”Menjadikan Jotun sebagai perusahaan multinational dengan kualitas produk yang tahan lama”. Jotun menyadari tingkat persaingan pada cat dan coating sangat tinggi. Oleh karena itu perlu dilakukan usaha-usaha untuk menjadi pemimpin pasar. Diantara usaha untuk memenangkan persaingan, Jotun menganggap bahwa kualitas cat dan coating merupakan hal yang penting untuk dijaga. 

Selain itu juga dibutuhkan perluasan pasar sehingga dapat memberi ruang lebih baik dan mendorong tercapainya visi dan misi perusahaan. Untuk dapat mencapai visi dan misi tersebut dilakukan dengan cara
melakukan kegiatan operasional yang efisien dan akurat dengan penerapan Enterprises Resource Planning, dan melakukan penelitian terus menerus terhadap kualitas cat dan dampaknya terhadap lingkungan sehingga dapat memberikan kepuasan pelanggan dan hasil (return) yang tinggi terhadap para pemegang saham.

• Strategi Korporat

         Strategi korporat adalah : ”Mencapai pertumbuhan penjualan diatas 25 % dengan pertumbuhan aktiva 10 % hingga 15 % dan dapat meraih gross margin diatas 45 %. Diharapkan Jotun Indonesia dapat meraih pangsa pasar 40 % pada akhir tahun 2012. Dengan menimbang kondisi eksternal dan internal perusahaan, Jotun dinilai mampu untuk mengembangkan perusahaan secara signifikan. Hal ini diharapkan mampu membawa dampak pada kenaikan pertumbuhan penjualan dengan tetap memperhatikan peraihan prosentase pendapatan kotor dan pertumbuhan aktiva.

• Strategi Bisnis

          Implementasi strategi bisnis dilakukan dengan cara :
        - Melakukan penjualan secara ekspansif dan responsif.
       - Melakukan proses produksi dengan cara yang efisien
       - Melakukan peralihan kebutuhan pasar secara perlahan, dari penjualan produk ekonomis menjadi 

          produk dengan kualitas tinggi.

 

                                         Sumber : PT Jotun Indonesia

Gambar : Kerangka Balanced Scorecard PT Jotun Indonesia

Analisis Operasional

      Analisis Operasional dengan menggunakan empat perspektif yang ada pada balanced scorecard mengacu pada dua hal, yaitu trend (pergerakan) indikator operasional dan target jangka panjang yang dinyatakan pada strategi peursahaan. Tujuan jangka panjang perusahaan disusun sesuai dengan parameter operasional sehingga memudahkan penilaian apakah ERP sudah berdampak bagi perusahaan. Tujuan jangka panjang ini mempunyai besaran pertumbuhan tertentu yang dinyatakan dalam prosentase dan mempunyai batas waktu. Dalam hal ini, batas waktu tujuan jangka panjang dimulai dari tahun 2002 hingga tahun 2012.

        Agar memudahkan melihat kinerja perusahaan secara keseluruhan, maka yang dijadikan ukuran adalah prosentase incremental agar terlihat kontuinitas yang positif dari kinerja perusahaan. Contoh perhitungan adalah sebagai berikut :

Tabel : Contoh perhitungan incremental sales

 Data di atas menunjukan bahwa pada tahun 2007 sales bertumbuh sebesar 17,4 persen dibanding tahun 2006.

Sedangkan untuk data non finance, mempunyai nilai incremental dengan standar sendiri, seperti :

Tabel : Contoh perhitungan Customer Complaint

     Data di atas menunjukan bahwa pada tahun 2007, Jotun menerima complaint 3.4 persen lebih sedikit ketimbang tahun 2007. Pengumpulan data dilakukan dengan cara meneliti Laporan Keuangan, Nilai balanced scorecard perusahaan, dan laporan tahunan HR Departemen PT Jotun Indonesia. Karena
keterbatasan publikasi, maka data asli tidak ditampilkan pada Balanced Scorecard ini.

    Pada evaluasi sebelum penerapan ERP, dapat diamati bahwa parameter kinerja perusahaan terlihat dominan pada Sales Growth Rate. Sedangkan jika dibandingkan dengan pada periode setelah penerapan ERP, Sales Growth Rate meningkat dengan tajam. Hal ini menunjukan bahwa penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia telah berhasil mengangkat sales revenue dengan angka cukup signifikan. Perlu diamati juga perubahan nilai pada masa transisi sebelum dan sesudah implementasi ERP. Dapat dilihat pada beberapa parameter, indikator ini meningkat setelah penerapan ERP, namun kembali cenderung konstan setelah penerapan ERP. Hal ini menunjukan bahwa adanya perbaikan kinerja secara signifikan dan stabil kemudian karena mendekati nilai jenuh atau maksimal.

 Tabel : BSC Sebelum Penerapan ERP

      Sedangkan pada pasca penerapan ERP, dapat disimpulkan bahwa terjadi pergerakan yang signifikan pada beberapa indikator operasional. Hal ini menjadikan parameter operasional tersebut menjadi parameter kunci keberhasilan ERP pada PT. Jotun Indonesia. Dari hasil analisis pasca penerapan ERP, didapat pula beberapa indikator yang belum sesuai dengan target dari tujuan jangka panjang seperti tingkat penjualan dan kepuasan pelanggan. Hal ini telah menjadi perhatian serius perusahaan dengan dilakukan beberapa usaha berkaitan dengan pencapaian target tersebut. Namun demikian, rata-rata indikator operasional telah berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Tabel : BSC Sesudah Penerapan ERP

Perspektif Finansial

Perspektif finansial dihitung melalui beberapa ratio seperti :

• Account Receivable Turn Over
• Inventory Turn Over
• Procurement Cost
• Operating Net Income
• Return on Investment
• Sales Growth Rate

       Jika disimak, penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia memberi dampak pada seluruh paramenter yang ada dalam finansial perspektif. Hal ini dapat dilihat pada grafik Balanced Scorecard Financial Perspective. Pergerakan angka pada perspektif finansial menunjukan ada hubungan penerapan ERP dan kondisi keuangan perusahaan tanpa memperhitungkan kondisi eksternal. Terdapat parameter yang stabil yaitu Return on Asset, dikarenakan pertumbuhan asset yang stabil dan konstan.

Gambar : Grafik Balanced Scorecard Financial Perspective

     Pada grafik diatas juga dapat dilihat ada suatu nilai yang bergerak signifikan dan mempunyai kecenderungan untuk terus naik (positive trend) setelah penerapan ERP, yaitu Operating Net Income. Hal ini menunjukan, setelah penerapan ERP, perusahaan mampu untuk meningkatkan efisiensi dan melakukan perluasan pangsa pasar sehingga tingkat penjualan naik. Karena pergerakannya yang cukup signifikan, maka operating net income dapat menjadi indikator utama dalam evaluasi penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia untuk periode evaluasi selanjutnya.
     Namun demikian, terdapat pula indikator yang belum memenuhi target tujuan jangka panjang. Indikator yang paling signifikan etrlihat adalah tingkat penjualan. Hal ini dikarenakan kondisi pasar yang dinamis dan tingkat persaingan yang tinggi, sehingga memberikan sedikit ruang untuk dapat bergerak naik.

Gambar : Grafik Operating Net Income

Kekurangan dan Kelebihan ERP PT Jotun Indonesia

       ERP merupakan produk dari perusahaan sebagai akibat adanya masalah dalam persaingan usaha. Sebagai suatu sistem, ERP harus mampu mengakomodasi strategi perusahaan yang diterapkan secara berkala. Jika ERP berdiri sendiri sebagai suatu sistem (tidak fleksibel) tentunya hal ini justru membuat investasi perusahaan akan terbuang percuma. Dukungan dari seluruh unsur di perusahaan amat dibutuhkan untuk membuat sistem ini sukses. Jika dianalisis, maka ERP sebagai suatu sistem ternyata berhasil meningkatkan nilai dari perusahaan dan mempunyai kelebihan sebagai berikut :

Kenaikan pendapatan

          Kenaikan pendapatan dapat dilihat dari laporan keuangan PT Jotun Indonesia yang meningkat tajam. Hal ini bisa saja terjadi karena PT Jotun Indonesia diuntungkan dengan aksi merger dua buah raksasa cat (ICI dan Akzo Nobel) dan menurunnya kualitas dan kinerja salah satu produsen cat lokal terbesar. Namun demikian hal ini dapat ditampik dengan performa PT Jotun Indonesia yang meningkat pada beberapa key indikator seperti yang dijelaskan pada balanced scorecard.

Penurunan Efek Bullwhip

         Penurunan Efek Bullwhip dikarenakan PT Jotun Indonesia mengalami keakuratan data yang tinggi setelah implentasi ERP. Perlu diketahui bahwa ndustri cat adalah industri yang rentan akan keluhan pelanggan. Keluhan pelanggan ini terjadi karena faktor teknis (performa cat itu sendiri) atau faktor non teknis seperti tingkat ke akuratan data order dan otomisasi formulasi. Efek Bullwhip akan turun dengan sendirinya dengan turunnya Non Technical Error. Dengan turunnya efek Bullwhip, diharapkan pekerjaan di blending area dapat lebih menekan biaya produksi dan jauh lebih responsif.

Implementasi ERP sebagai Business Intelligent

      Seperti yang telah dikemukan diatas, bahwa industri cat adalah industri yang rentan akan keluhan pelanggan. Kemampuan perusahaan untuk dapat menyerap pengetahuan dari kegiatan yang telah dilakukan (Tacit Knowledge) sangat diandalkan dalam penyelesaian malah atau penyusunan strategi berikutnya. ERP sebagai data warehousing berperan aktif dalam proses pengolahan data sehingga analisis perusahaan dapat lebih tajam.

ERP Production Planning Modul

Dalam masa berevolusinya MRP II adaah evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).

 

Nah, setelah kita mengetahui ruang lingkup dari ERP tersebut. Maka bisa kita menarik kesimpulan bahwa tujuan dari penerapan ERP di suatu Perusahaan antara lain adalah; untuk mendukung fungsi bisnis, meningkatkan produktivitas perusahaan, dapat meningkatkan kinerja, serta dapat bersaing dengan kompetitor lainnya.

Human Resource Module ERP

Human Resources merupakan perluasan dari ERP modul. . HR modul memetakan secara tegas tentang managerial sumber daya manusia dan juga meletakkan tenaga kerja itu sebagai asset atau capital. HR modul secara rutin akan memaintain secara lengkap database kepegawaian termasuk diantaranya informasi informasi mengenai :

1. Detail penggajian / detail salary.
2. Data kehadiran pegawai.
3. Data Evaluasi Performance karyawan.
4. Data Promosi Karyawan.

ERP HR modul selalu mengacu kepada system dan process yang mana hal ini akan selalu berkaitan dengan Human Resource Management dan juga dunia teknologi informasi yang mendukung kinerja dari HR tersebut.
Pada dasarnya Modul ERP ini memiliki sebuah software khusus yang mengintegrasikan semua informasi dari berbagai macam aplikasi yang disatukan kedalam sebuah database. Pengintegrasian ini lah yang membedakan antara system terdahulu  dengan system yang telah berbasiskan ERP.

Modul HR manajemen merupakan sebuah komponen yang melingkupi seluruh aspek dari Human Resource,  mulai dari proses apilikasi/lamaran sampai dengan masa pensiun dari para karyawan.
System akan mancatat semua data kepegawaian, proses seleksi karyawan, proses training dan pengembangan karyawan, dan juga akan mencatat semua data kemampuan dan skill dari masing masing karyawan.

 

Modul Human Resource berfungsi untuk :

• memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia perusahaan.
• Melindungi data personalia dari pihak luar dan pihak yang tidak berkepentingan.
• Membangun system rekruitment dan pengembangan Sumber Daya Manusia yang effisien melalui manajemen karier.

Production Planning Modul

1.  Production Planning Module.

Modul ini berfungsi untuk merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

Beberapa hal yang berkenaan dengan Planning produksi, yaitu :

•  Proses produksi yang dilakukan menceriminkan keseleruhan proses, yaitu mulai dari proses input dan output.
• Mendefinisikan Bill of Material ( BOM number) untuksetiap produk darisetiap level produksi.
• Material Requirement Planning (MRP) harus mengacu kepada Kapasitas mesin produksi, effesiensi mesin dan juga ketersediaan Raw Material dan Lead time.
• MRP mengacu kepada kapasitas dan kemampuan mesin produksi, efisiensi dari mesin peroduksi dan ketersediaan raw material.
• Jadwal produksi harus berisikan proses input dan output secara detail.
• Plan produksi harus menganalisa effisiensi mesin produksi dan juga memperhatikan pemanfaatan mesin produksi.

2.    Plant Maintenance modul, berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.




3.    Quality Management modul, modul ini terintegrasi dengan production planning modul, fungsi dari modul ini adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO 9000 series.

4.   Project System Modul, module ini digunakan untuk mendukung kegiatan kegiatan seperti dibawah ini :

• Perencanaan terhadap waktu dan nilai.
• perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan.
• Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material serta sumber daya manusia.
• Melakukan monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan.
• Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

Modul Finansial dan Akutansi

Semua jenis atau bentuk  organisasi atau perusahaan baik itu yang berskala kecil maupun yang berskala besar ikut merasakan manfaat dari penggunaan modul Finansial ERP. Modul Finansial merupakan inti/core atau dasar dari kebanyakan sistem software ERP. Karena Modul Finasial ini mampu untuk mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen fungsional, dan mampu untuk menghasilkan laporan keuangan yang sangat berharga seperti 

• General Ledger,  
• Trial balance, dan juga 
• laporan keuangan per triwulan.

Modul  software Finansial ERP akan menghandle semua account yang berhubungan dengan  masukan atau entri dan menghandel  dampak dari entri tersebut terhadap system secara keseluruhan. 

Mencatat semua proses keuangan yang masuk dan juga mencatat semua bagaimana keuangan tersebut digunakan.Semua transaksi keuangan baik itu cash flow yang masuk dan juga berbagai macam pengeluarannya akan tergambar jelas dalam modul finasial ini.





Dengan adanya Modul ini, maka para pemilik perusahaan akan diberikan gambaran mengenai posisi keuangan meraka dan akan sangat membantu mereka dalam mengambil keputusan yang sifatnya sangat strategis,

Dengan adanya software finasial ini pula, manajemen dapat mengetahui kondisi finansial perusahaan mereka kapan saja dan dimana saja.

Berbagai macam report finansial mampu dihimpun dalam software finansial ini, beberapa diantaranya adalah :
  

• laporan keuangan per triwulan.
• Trading account.
• Profit & Lost Account.
• Balance sheet.
• Debitor balance.
• Creditor balance.
• Cash/bank fund.

 

 Berikut ini akan coba kami bahas beberapa hal yang berkaitan dengan Modul Finansial ERP,

1. General Ledger, merupakan dasar atau landasan dari system accounting suatu perusahaan, dengan kemapuan fleksibilitasnya ,general ledger mampu mempertemukan kebutuhan finansial perusahaan pada saat ini dengan kebutuhan finansial dimasa yang akan datang. General ledger memberikan sebuah gambaran finansial yang mampu menangani proses budgeting dan juga proses pemenuhan kebutuhan perusahaan. General ledger harus sepenuhnya berintegrasi dengan modul modul ERP yang lain, yang mana hal ini merupakan kunci untuk memaksimalkan effesiensi dan akurasi dari data finansial yang kita miliki. Berikut ini juga akan kami coba berikan penjelasan mengenai beberapa hal yang berkenaan dengan General ledger.

• General Ledger Security (G/L Security), G/L Security modul memberikan keleluasaan pada pihak perusahaan untuk memberikan ijin atau batasan kepada user user yang telah ditentukan,, yaitu user user mana saja yang dapat melihat serta menggunakan General ledger account. User user tersebut ditentukan atau dipilih sengan cara memilih pada saat melakukan setting pada G/L security setting.
• G/L Consolidations ( General Ledger konsolidasi), G/L ini akan mengijinkankita untuk melakukan tranfer  dan menggabungkan account serta transakasi antara anak perusahaan, kantor cabang, perusahaan yang terpisah secara geografis. 
•  Intercompany Transactions, The Intercompany Transactions modul, akan memberikan otoritas kepada kita untuk dapat masuk kedalam G/L acccount terutama dalam hal maslaah pembayaran pembayaran atau transaksi traksi yang memiliki tautan atau impak terhadap perusahaan,anak perusahaan atau departemen lain, setiap transakasi akan secara automatis akan tersebar kepada seluruh perusahaan atau anak perusahaan terkait. Transaksi yang. Transkasi yang terjadi secara automatis ini akan sangat mengehemat tenaga dan waktu. 

Ada juga yang membagi modul financial menjadi beberapa bagian, yaitu :

1. Financial Accounting, yaitu sebuah modul yang ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan.  dan juga modul ini digunakan untuk mengukur kinerja keuangan perusahaan  berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal. Modul ini menyediakan dokumen keuangan yang mampu untuk melakukan pelacakan (audit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
2. CO-Controlling. Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operational, yaitu : 

• Pengendalian Capital Investment.
• Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran.
• pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pangadaan dan penggunaan dana setiap area.
• pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktifitas perusahaan. 

1. 3. Investment Management., modul yang digunakan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixxed assets dari perusahaan dan membantu menajemen dalam membuat keputusan.
2. 4. Enterprise Controlling., modul ini bertujuan untuk memberikan acces bagi enterprise controller mengenai hal hal berikut : 

• Kondisi keuangan perusahaan.
• Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan.
• Investasi.
• Maintenance dari asset perusahaan.
• Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan.
• Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance.
• Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba.

1. 5.  Treasury. modul ini berfungsi untuk mengintegrasikan atara cash management dan cast forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

Modul Operasi ERP

Modul Operasi ERP meliputi :

1.  General Logistics.
 
     Logistik, definisinya adalah proses flow atau aliran pendistribusian yang efisien dan penyimpanan barang dari titik asal/ produksi ke titik konsumsi/customer. Logistik adalah bagian dari proses Supply Chain,  yaitu suatu metode untuk mengontrol aliran barang. Atau dalam kata lain adalah Logistik adalah proses pergerakan barang dari gudang menuju tangan konsumen. Logistik pertama kali digunakan dalam dunia militer untuk menggambarkan proses penyediaan persenjataan, obat obatan pada zona perang . Istilah ini sekarang digunakan lebih  luas lagi (di bidang bisnis). Modul logistik juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu: 

• Modul Production Planning.
• Modul Enterprise Controlling.
• Modul Sales Distribution.
• Modul Matrial Management.
• Modul Plant Maintenance. 
• Modul Quality Management.

Namun pada dasarnya adalah modul Logistik ini berfungsi untuk pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi, dari Purchase requisition hingga delivery.

 

 2.  Sales and Distribution.

     Sales dan distribusi merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan dari  perusahaan tersebut. Sales menitik beratkan pada tehnik dan mencari pasar untuk produk. Sales harus selalu ditunjang dengan proses distribusi yang baik. Proses distribusi harus merata dan harus menerapkan prinsip on time delivery.

Desain dari modul Sales Distribution difokuskan kepada penggunaan strategi penjalan yang sensitif terhadap peerubahan yang terjadi dipasar.
Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalis dan mengintrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dakam priode akuntansi yang akan datang.




3.  Material Management.

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material.

Manfaat yang diperoleh antara lain:

• Otomasi evaluasi pemasok
• Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan manajemen pergudangan
• Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

MODUL-MODUL MANAJEMEN MATERIAL

• • Pre purchasing activities
• • Purchasing
• • Vendor evaluation
• • Inventory management
• • Invoice verification & material inspection

PRE PURCHASING

Modul ini mendukung siklus undangan penawaran (tender), mengelola kontrak dan tingkat penerimaan pelayanan

Aktivitas yang ada didalamnya:

• Database utama layanan/jasa yang menyimpan deskripsi semua layanan/jasa yang akan dibeli
• Menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang dibuat terpisah yang dapat dibuat untuk setiap proyek pengadaan
• Terdiri dari item layanan/jasa dan item material yang dinput satu kali sehingga meminimalkan entry data manual

PURCHASING

Modul ini mendukung penuh proses pembelian material dan modul ini juga berkomunikasi dan terintegrasi penuh dan berjalan peralel dengan modul-modul seperti:

• Finance
• Manufacturing

VENDOR EVALUATION

• Merupakan elemen yang terintegrasi pada modul manajemen material
• Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga dan jumlah yang disesuaikan dengan order pembelian
• Modul ini menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi barang datang atau audit kualitas
• Data yang diakses meliputi data inventory management
• Menyediakan proses evaluasi vendor berdasarkan titik pandang tertentu dan menilai kinerja dari vendor secara langsung

INVENTORY MANAGEMENT

• Modul ini digunakan untuk mengelola stok
• Pada sistem ini stok fisik mencerminkan semua transaksi yang dihasilkan dalam perubahan stok dan dalam tingkatan perubahan inventory
• Pengelolaan stok (Penyusutan barang) yang dilakukan meliputi perhitungan nilai stok untuk keperluan akuntansi biaya.
• Untuk setiap aktivitas dilakukan perhitungan ulang atas beberapa nilai, yaitu:

• – Nilai stok untuk manajemen inventory
• – Penetapan account untuk akuntansi biaya
• – Menghubungkan account G/L untuk akuntansi keuangan dengan penetapan account secara otomatis .

INVOICE VERIFICATION & MATERIAL INSPECTION

Modul ini menyambungkan sistem manajemen material dengan akuntansi keuangan dan komponen pengendalian dan akuntansi aset

Fungsi-fungsi yang dilayani adalah:

• Melengkapi proses pembelian material, dimulai dari permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang dan penerimaan invoice
• Memungkinkan invoice yang tidak berasal dari pengadaan material (seperti pengadaan jasa, biaya pelatihan, dll)
• Pengolahan memo kredit, seperti pembatalan invoice atau pemberian diskon

Aspek Manajemen Material

Produk Dan Daftar Harga, serta hal hal yang berhubungan dengannya.

• • Warehouse
• • Shipments (receipts)-----pengiriman.
• • Inventory Movements (pergerakan inventory)
• • Physical Inventory
• • Production
• • Customer Shipment.
• • Replenishment (Demand)------penambahan
• • Available to Promise
• • Valuation Costing Material Management

Warehouse adalah lokasi fisik dimana barang/Material anda disimpan. kita bisa membuat warehouse sebanyak yang kita inginkan. Multi Warehouse, jadi bisa menangani banyak warehouse sebanyak yang kita mau (akan tetapi tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan kita).

Selanjutnya Warehouse dapat mempunyai satu atau lebih locators (lokasi penempatan barang). Suatu locator mempunyai tiga dimensi seperti yang biasa dikenal dikenal:

• • Aisle (Gang)
• • Bin (Bak/Peti)
• • Level (Tingkat)

Di dalam suatu setup kompleks, kita dapat membuat suatu Warehouse untuk penerimaan, suatu Warehouse untuk penyimpanan dan suatu Warehouse untuk pengiriman:

Material Movement


External

• - Receipt(penerimaan)
• - Shipment(pengiriman)

Internal- Inventory Move

• - Physical Inventory
• - Production

Inventory Valuation Report

• - Based on Price List
• - Lists PO Price
• - Calculates Qty based on Valuation Date
• - Export to XLS for more complex Valuation

Tahapan yang perlu dikelola dalam pengelolaan material adalah sbb:

• • Pembuatan Master Barang
• • Perencanaan Kebutuhan Material proyek
• • Material Schedule
• • Analisa Harga dan Pemilihan Pemasok
• • Purchase Order
• • Penerimaan Barang
• • Pemakaian Barang
• • Monitoring Stok
• • Evaluasi Pemakaian Bahan
• • Penentuan PFC (Projected Final Cost)
• • Pengelolaan Sisa Material

Yang penting dari modul ini adalah :

• 1. Bagaimana membuat Purchase Requition
• 2. Bagaimana membuat Purchase Order
• 3. Bagaimana melakukan penerimaan barang
• 4. Bagaimana melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier
• 5. Bagaimana mengelola inventori.
• 6. Dan yang sangat beririsan dengan modul PP, yaitu bagaimana membuat perencanaan produksi (MPS) dan bagaimana membuat perencanaan order material (MRP)

Agar Modul ini bekerja dengan baik, maka master-masternya harus dikelola dengan baik, antara lain :

• 1. Material master
• 2. Master Vendor
• 3. Master Price (Purchase info Record)
• 4. Source List
• 5. Quota Arrangement
• 6. Storage Location

Fungsi Fungsi didalam Material Management:
Selain fungsi fungsi yang berhubungan transaksi pembelian dan penjualan, ada beberapa fungsi yang berguna untuk transaksi material, diantaranya adalah:

• Physical Inventory, Digunakan untuk melakukan adjustment untuk menyesuaikan stok di system dengan actual, ada yang menyebut dengan stok opname, cycle count, dll.
• Production / Assembly, Digunakan untuk melakukan transaksi produksi material material yang digunakan dalam produksi dan menghasilkan Finish Good.
• Inventory Valuation, Digunakan untuk mengevaluasi value / nilai kekayaan material yang ada di warehouse tertentu atau lokasi tertentu.
• Inventory Move, Digunakan untuk melakukan transaksi antar warehouse.
• Replenishment, Digunakan untuk melakukan Action berupa Request, atau Purchase Order, ketika stok mencapai Minimum stok, atau dibawah maksimum stok. Sangat berguna untuk menjaga stok selalu pada level aman.

Laporan laporan Material Management
Disamping laporan laporan yang bisa anda buat sendiri, ada beberapa laporan yang sudah tersedia untuk material management, diantaranya adalah:

• 1. Transaction Detail
• 2. Product Transaction Value
• 3. Product Transaction Summary
• 4. Replenish Report
• 5. Product Costing Report
• 6. Vendor Selection 

Tujuan utama dari modul ini adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

Karakter System ERP

ERP sering disebut sebagai Back Office System, yang mengidentifikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam system ini, berbeda dengan front office system yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti system untuk :

1. e-commerce.
2. Customer Relationship Management.
3. e-Government.

System ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada system informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. sumber daya tersebut meliputi :

•  Dana.
• Manusia.
• Machine.
• suku cadang.
• waktu.
• material dan kapasitas. 

System ERP dibagi atas beberapa sub-system, yaitu :

• Sistem Financial.
• Sistem Distribusi.
• Sistem Manufaktur.
• Sistem Human Resource.

dengan adanya sistem ERP ini maka sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya biaya operasional yang tidak efisien, seperti : biaya inventory, biaya kerugian akibat machine fault dan lain sebagainya.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap "best practice" atau proses umum yang paling layak untuk di contoh, misalnya : mencontoh  cara melakukan pembelian, penyusunan stock di gudang dan lain sebagainya.
 

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan#Modul_Operasi

Kelebihan dan Kekurangan ERP

Berikut ini akan kami coba jabarkan sekilas tentang kelebihan serta kekurangan dari ERP. Harapan yang tinggi dan peningkatan kwalitas dandaya saing bergantunf dari seberapa baik system ERP cocok dengan fungsionalitas perusahaan dan seberapa baik konfigurasi proses system yang cocok dengan kondisi budaya , strategi dan struktur perusahaan.

Kelebihan Dari ERP :

• Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan.
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.
• Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.
• Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.
• Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
• Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol dan DSS dengan analisa yang  berskala enterprise.
• Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.
• Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
• e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.

Kelemahan dari E-Commerce :

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
• Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk  menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
• Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
• Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.