Penerapan ERP Pada PT Jotun Indonesia

Pemanfaatan teknologi informasi sebenarnya telah lama diadopsi oleh PT Jotun Indonesia dan Jotun World Wide. Namun, penerapan teknologi informasi baru sebatas data processing dan tidak terintegrasi pada semua fungsi perusahaan. Kendala utama yang dihadapi masa itu, akurasi data, tidak terlalu dirasakan karena persaingan dengan kompetitor belum terlihat signifikan. Pengambilan keputusan oleh para manajer dilakukan lebih berdasarkan melihat kondisi yang ada tanpa melakukan análisis faktor historis dan pesaing.

 

Setelah krisis moneter tahun 1998, dirasakan banyak pesaing yang masuk ke dalam industri cat dan coating. Pengambilan keputusan menjadi sesuatu bagian yang penting dan harus berdasarkan análisis yang tajam. Tingkat akurasi data juga menjadi suatu hal yang mutlak dipenuhi untuk mencapai pelayanan terhadap
pelanggan dengan responsif namun efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang dapat :

• Melakukan integrasi terhadap semua fungsi perusahaan
• Menyediakan business intelligent sebagai data pengambilan keputusan
• Dapat mengurangi kesalahan pada data entry.
• Mengurangi biaya operasional komputer.
• Dapat mengakomodasi pertumbuhan bisnis perusahaan
• Dapat melakukan standarisasi perbedaan kodifikasi, nomor dan skema nama
• Dapat melakukan standarisasi prosedur pada setiap cabang PT Jotun Indonesia
• Dapat mengurangi tingkat persediaan
• Memperbaiki kualitas keputusan karenatingkat akurasi data yang baik.

      ERP dianggap mampu untuk mengakomodasi semua kebutuhan perusahaan dalam menghasilkan proses yang efisien namun responsif. Pada proses selanjutnya, ERP diharapkan juga mampu membantu perusahaan untuk meningkatkan daya saing yang kompetitif dalam pasar industri cat dan coating.

Analisis Sistem ERP pada PT Jotun Indonesia

     Tahapan Supply Chain pada PT Jotun Indonesia dimulai dari tahapan perencanaan penjualan pada Sales Department. Hal ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan departmen lain untuk melaksanakan tugasnya. Secara garis besar, tahapan Supply Chain di PT Joutn Indonesia memiliki reinforced closed loop seperti dibawah ini.

Sumber : Hasil olahan penulis

                            Gambar : Closed Loop Diagram System ERP di Jotun Indonesia

      Jika dilihat pada loop diagram, sekilas terlihat bahwa perencanaan sales memegang peranan penting dalam seluruh proses poduksi. Namun demikian perlu diamati bahwa produksi, pabrik memiliki kapasitas minimum dan maksimal yang harus dipenuhi. Begitu pun dengan kapasitas pengiriman (shipping) dengan
variabel yang lebih kompleks yaitu destinasi dan moda transportasi. Hal ini menyebabkan seluruh komponen produksi harus berjalan dengan seimbang.

Sales Department

      PT Jotun Indonesia memliki empat department sales, yaitu : Decorative Project, Decorative Retail, Protective Coating dan Marine Coating. Setiap Sales Department memiliki SKU (Stock Keeping Unit) sendiri. Hal ini dikarenakan generik produk yang dihasilkan berbeda dan memiliki kandungan produksi
(production contain) yang berbeda pula. Sales Manager akan melakukanrekapitulasi prakiraan penjualan pada setiap pertengahan bulan untuk dapat di proses oleh bagian produksi.

     Pada Sales Department, ERP berperan untuk input data pada BPCS yang dilakukan oleh seorang Customer Service Officer atas permintaan dari sales person. Data pada BPICS kemudian akan dibaca oleh bagian PPIC untuk memulai produksi.. Sebelum PPIC dapat membaca data dari sales, secara otomatis, BPCS melakukan investigasi terhadap status finansial customer tersebut. Jika terdapat outstanding pada credit status atau credit limit yang melampaui batas, maka BPCS akan melakukan blocking dan meneruskan pesan ke bagian finance.
    Seorang sales person dapat melakukan kontrol terhadap ketersediaan produk sehingga dapat menentukan level avalaibility to promise kepada pelanggan. Dalam hal peningkatan pendapatan, kontrol ini menjadi hal yang penting, karena seorang sales person dapat melakukan product specification switch jika produksi suatu produk tidak dapat dipastikan ketersediannya sehingga customer tidak akan beralih ke pesaing. Selain itu ERP pada sales departemen juga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap pengiriman (shipping ) kepada pelanggan.

Sumber : Hasil olahan penulis
Gambar : Closed Loop Diagram Pada Sales Department

Finance Department

     Divisi finance pada PT Jotun Indonesia memiliki beberapa sub divisi diantaranya : sub divisi ARAP ( Account Receivable dan Account Payable), sub divisi Tax ( Pajak) dan Sub divisi Internal Finance. Fungsi ERP pada divisi ini lebih merupakan fungsi kontrol dan perencanaan pengelolaan finance (budgeting). Seperti yang dikemukakan pada Sales Department, Finance department merupakan divisi yang melakukan otorisasi produksi. ERP pada divisi ini dimulai pada saat proses produksi memasuki tahapan pembelian raw material. PO (Purcahase Order) akan dikeluarkan oleh pihak Purchasing dan kemudian akan dibaca oleh Finance. Kemudian Finance melakukan alokasi finansial terhadap proses produksi. Sinkronisasi antara pembayaran dari pelanggan dan pembayaran kepada pemasok dilakukan melalui modul finance yang tersedia pada BPCS.

Sumber : Hasil olahan penulis
Gambar : Closed Loop Diagram Pada Finance Department

     Pada closed loop ERP, Finance memang tidak memiliki peran yang banyak, namun demikian Finance menentukan apakah suatu proses produksi dapat dilakukan menurut status finansial dari customer.

Production Department

     Produksi pada PT Jotun Indonesia memiliki tiga sub divisi, yaitu sub divisi laboratorium, sub divisi water based dan sub divisi solvent based. Karena generik produksi yang berbeda, maka harus ada pembedaan proses produksi antara waterbased dan solvent based. Proses produksi akan dimulai jika seluruh bahan baku sudah tersedia. Pada awalnya, setelah menerima data dari Sales Department, Produksi kemudian menghitung kebutuhan raw material untuk pemenuhan kapasitas produksi dalam rentang waktu tertentu ditambah dengan buffer stock. Forecast yang didapat dari Sales akan melalui proses sinkronisasi dengan data historis dan diadakan penghitungan ulang. Forecast dilakukan dengan metode yang berbeda sesua dengan karakter produksi. Data kebutuhan raw material kemudian akan disampaikan pada Department Purchasing untuk dilakukan proses pengadaan.

Logistic and Warehousing Department

Logistic dan Warehousing mempunyai beberapa fungsi pada alur Supply Chain Management seperti :

• Melakukan perhitungan tingkat persediaan

• Melakukan monitoring terhadap arus barang yanmgg keluar masuk gudang dengan mengikuti kaidah yang disepakati bersama (FIFO, LIFO atau Weighted Average)

• Berperan sebagai hub antara buy side dan sell side

• Sebagai eksekutor strategi Supply Chain, apakah responsif atau efisien

• Melakukan warehouse management system sehingga alur keluar material dapat dikendalikan

• Melakukan penjadwalan dan penentuan moda transportasi pada akhir proses Supply Chain Management

Penerapan ERP pada divisi ini telah berdampak pada sistem warehousing and logistic antara lain :

• Setiap material yang masuk dan keluar gudang akan teridentifikasi dengan sistem barcode.
• Setiap material yang masuk dan keluar secara otomatis tercatat pada jurnal Akunting
• Setiap finish good mempunyai batch number tersendiri dengan kode produksi beserta tanggal produksi.
• Setiap finish good akan terkodifikasi sesuai dengan tempat penyimpanannya sehingga memudahkan dalam proses picking
• Setiap finish good yang keluar dari pabrik akan menutup proses Supply Chain dengan keluarnya jurnal di account receivable.

Purchasing Department

      Dalam suatu Supply Chain Management, purchasing berperan sebagai divisi yang bertanggung jawab masalah pengadaan raw material serta barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan. Oleh karena itu purchasing juga harus mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan analisis terhadap pemasok dan kemudian melakukan sinkronisasi dengan kebutuhan perusahaan. Secara ringkas, aspek pekerjaan yang dikerjakan purchasing adalah :

• Menelaah dan melakukan proses terhadap sales inquiry dalam bentuk purchase inquiry untuk raw material serta melakukan proses RFQ (Request For Quotation) untuk keperluan operasional lainnya.
• Melakukan Supplier Market Analysis
• Melakukan pemilihan pemasok
• Melakukan negosiasi, baik itu negosiasi harga untuk material, atau negosiasi kontrak untuk pengadaan jasa oleh pihak ketiga
• Melakukan purchase plan implementation, agar rencana pembelian sudah diketahui sebelumnya sehingga mudah bagi perusahaan menentukan budget tahunan.

      Proses bisnis pada ERP, Purchasing Department merupakan proses berdasarkan dari forecast sales dan permintaan material dari divisi produksi. Material Request Planning.

Analisis Penerapan ERP

      Balanced Scorecard adalah suatu metode analisis yang dinilai dari empat perspektif, yaitu finansial (keuangan), pelanggan (customer), internal dan perspektif pembelajaran. Evaluasi pada PT Jotun Indonesia, dilakukan berdasarkan data yang didapat dari Laporan Tahunan, Balanced Scorecard PT. Jotun Indonesia dan HRD PT. Jotun Indonesia Yearly Report.


Analisis pada Tingkat Stratejik

     Ketika perusahaan melakukan implementasi ERP dalam jumlah dana yang tidak sedikit, tentunya perusahaan akan mengharapkan return on investment (ROI) dalam jangka waktu tertentu. Hal ini terjadi karena investasi pada software ERP berarti perusahaan melakukan investasi pada jaringan infrastruktur. Ada kesalahan yang cukup fatal jika perusahaan hanya mengharapkan ROI yang tangible hanya dari implentasi software ERP. Seperti yang pernah disinggung diatas, ERP adalah kesatuan sistem yang terdiri dari ES (Enterprises Software), dan sistem fisik dari ERP itu sendiri. Jadi, penilaian terhadap ROI pada ERP project adalah pada penilaian keseluruhan pada semua sistem yang ada dalam ERP. Sehingga demikian, parameter keberhasilan ERP adalah bagaimana kinerja perusahaan setelah implentasi ERP tersebut.

    Untuk kasus PT Jotun Indonesia, penilaian kinerja perusahaan secara stratejik akibat dampak ERP, didasarkan pada beberapa indikator seperti :

• Apakah hasil dari penerapan ERP sudah sejalan dengan visi misi perusahaan?
• Apakah penerapan ERP sudah sesuai dengan strategi bisnis perusahaan?
• Apakah penerapan ERP sudah dapat membuat fungsi pada perusahaan terintegrasi?
• Apakah ERP sudah dapat membantu para top management untuk membuat sebuah keputusan?
• Mengadakan identifikasi terhadap resiko kegagalan ERP dan dampaknya terhadap perusahaan.

     Penilaian secara stratejik sukar dilakukan secara kuantitaif, namun demikian, dampaknya dapat dirasakan pada sisi operasional perusahaan. Tahap selanjutnya dari analisis stratejik adalah penyusunan rerangka balanced scorecard, agar terjadi suatu kesetimbangan antara visi misi dan operasional perusahaan.
     Kerangka balanced scorecard disusun dari turunan visi dan misi perusahaan. Penjabarannya pada setiap perspektif dilakukan oleh para manajer dengan koordinasi dibawah seorang Presiden Direktur. Rerangka balanced scorecard dijadikan acuan untuk penilaian kegiatan operasional secara detil, sehingga dapat diambil nilai kritis sebagai acuan keberhasilan ERP pada PT Jotun Indonesia.
    Penyusunan Balanced Scorecard dimulai dengan analisis visi misi yang diturunkan pada strategi korporat dan strategi bisnis yang saling terkait satu dengan lainnya. Pernyataan visi dan misi dikeluarkan oleh Jotun World Wide, sedangkan strategi korporat dan bisnis disusun pada tingkat regional dan perusahaan lokal. Sekilas visi misi serta Strategi korporat dan Bisnis dapat dilihat sebagai berikut :

• Visi dan Misi

         Visi dan Misi Perusahaan adalah : ”Menjadikan Jotun sebagai perusahaan multinational dengan kualitas produk yang tahan lama”. Jotun menyadari tingkat persaingan pada cat dan coating sangat tinggi. Oleh karena itu perlu dilakukan usaha-usaha untuk menjadi pemimpin pasar. Diantara usaha untuk memenangkan persaingan, Jotun menganggap bahwa kualitas cat dan coating merupakan hal yang penting untuk dijaga. 

Selain itu juga dibutuhkan perluasan pasar sehingga dapat memberi ruang lebih baik dan mendorong tercapainya visi dan misi perusahaan. Untuk dapat mencapai visi dan misi tersebut dilakukan dengan cara
melakukan kegiatan operasional yang efisien dan akurat dengan penerapan Enterprises Resource Planning, dan melakukan penelitian terus menerus terhadap kualitas cat dan dampaknya terhadap lingkungan sehingga dapat memberikan kepuasan pelanggan dan hasil (return) yang tinggi terhadap para pemegang saham.

• Strategi Korporat

         Strategi korporat adalah : ”Mencapai pertumbuhan penjualan diatas 25 % dengan pertumbuhan aktiva 10 % hingga 15 % dan dapat meraih gross margin diatas 45 %. Diharapkan Jotun Indonesia dapat meraih pangsa pasar 40 % pada akhir tahun 2012. Dengan menimbang kondisi eksternal dan internal perusahaan, Jotun dinilai mampu untuk mengembangkan perusahaan secara signifikan. Hal ini diharapkan mampu membawa dampak pada kenaikan pertumbuhan penjualan dengan tetap memperhatikan peraihan prosentase pendapatan kotor dan pertumbuhan aktiva.

• Strategi Bisnis

          Implementasi strategi bisnis dilakukan dengan cara :
        - Melakukan penjualan secara ekspansif dan responsif.
       - Melakukan proses produksi dengan cara yang efisien
       - Melakukan peralihan kebutuhan pasar secara perlahan, dari penjualan produk ekonomis menjadi 

          produk dengan kualitas tinggi.

 

                                         Sumber : PT Jotun Indonesia

Gambar : Kerangka Balanced Scorecard PT Jotun Indonesia

Analisis Operasional

      Analisis Operasional dengan menggunakan empat perspektif yang ada pada balanced scorecard mengacu pada dua hal, yaitu trend (pergerakan) indikator operasional dan target jangka panjang yang dinyatakan pada strategi peursahaan. Tujuan jangka panjang perusahaan disusun sesuai dengan parameter operasional sehingga memudahkan penilaian apakah ERP sudah berdampak bagi perusahaan. Tujuan jangka panjang ini mempunyai besaran pertumbuhan tertentu yang dinyatakan dalam prosentase dan mempunyai batas waktu. Dalam hal ini, batas waktu tujuan jangka panjang dimulai dari tahun 2002 hingga tahun 2012.

        Agar memudahkan melihat kinerja perusahaan secara keseluruhan, maka yang dijadikan ukuran adalah prosentase incremental agar terlihat kontuinitas yang positif dari kinerja perusahaan. Contoh perhitungan adalah sebagai berikut :

Tabel : Contoh perhitungan incremental sales

 Data di atas menunjukan bahwa pada tahun 2007 sales bertumbuh sebesar 17,4 persen dibanding tahun 2006.

Sedangkan untuk data non finance, mempunyai nilai incremental dengan standar sendiri, seperti :

Tabel : Contoh perhitungan Customer Complaint

     Data di atas menunjukan bahwa pada tahun 2007, Jotun menerima complaint 3.4 persen lebih sedikit ketimbang tahun 2007. Pengumpulan data dilakukan dengan cara meneliti Laporan Keuangan, Nilai balanced scorecard perusahaan, dan laporan tahunan HR Departemen PT Jotun Indonesia. Karena
keterbatasan publikasi, maka data asli tidak ditampilkan pada Balanced Scorecard ini.

    Pada evaluasi sebelum penerapan ERP, dapat diamati bahwa parameter kinerja perusahaan terlihat dominan pada Sales Growth Rate. Sedangkan jika dibandingkan dengan pada periode setelah penerapan ERP, Sales Growth Rate meningkat dengan tajam. Hal ini menunjukan bahwa penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia telah berhasil mengangkat sales revenue dengan angka cukup signifikan. Perlu diamati juga perubahan nilai pada masa transisi sebelum dan sesudah implementasi ERP. Dapat dilihat pada beberapa parameter, indikator ini meningkat setelah penerapan ERP, namun kembali cenderung konstan setelah penerapan ERP. Hal ini menunjukan bahwa adanya perbaikan kinerja secara signifikan dan stabil kemudian karena mendekati nilai jenuh atau maksimal.

 Tabel : BSC Sebelum Penerapan ERP

      Sedangkan pada pasca penerapan ERP, dapat disimpulkan bahwa terjadi pergerakan yang signifikan pada beberapa indikator operasional. Hal ini menjadikan parameter operasional tersebut menjadi parameter kunci keberhasilan ERP pada PT. Jotun Indonesia. Dari hasil analisis pasca penerapan ERP, didapat pula beberapa indikator yang belum sesuai dengan target dari tujuan jangka panjang seperti tingkat penjualan dan kepuasan pelanggan. Hal ini telah menjadi perhatian serius perusahaan dengan dilakukan beberapa usaha berkaitan dengan pencapaian target tersebut. Namun demikian, rata-rata indikator operasional telah berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Tabel : BSC Sesudah Penerapan ERP

Perspektif Finansial

Perspektif finansial dihitung melalui beberapa ratio seperti :

• Account Receivable Turn Over
• Inventory Turn Over
• Procurement Cost
• Operating Net Income
• Return on Investment
• Sales Growth Rate

       Jika disimak, penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia memberi dampak pada seluruh paramenter yang ada dalam finansial perspektif. Hal ini dapat dilihat pada grafik Balanced Scorecard Financial Perspective. Pergerakan angka pada perspektif finansial menunjukan ada hubungan penerapan ERP dan kondisi keuangan perusahaan tanpa memperhitungkan kondisi eksternal. Terdapat parameter yang stabil yaitu Return on Asset, dikarenakan pertumbuhan asset yang stabil dan konstan.

Gambar : Grafik Balanced Scorecard Financial Perspective

     Pada grafik diatas juga dapat dilihat ada suatu nilai yang bergerak signifikan dan mempunyai kecenderungan untuk terus naik (positive trend) setelah penerapan ERP, yaitu Operating Net Income. Hal ini menunjukan, setelah penerapan ERP, perusahaan mampu untuk meningkatkan efisiensi dan melakukan perluasan pangsa pasar sehingga tingkat penjualan naik. Karena pergerakannya yang cukup signifikan, maka operating net income dapat menjadi indikator utama dalam evaluasi penerapan ERP pada PT Jotun Indonesia untuk periode evaluasi selanjutnya.
     Namun demikian, terdapat pula indikator yang belum memenuhi target tujuan jangka panjang. Indikator yang paling signifikan etrlihat adalah tingkat penjualan. Hal ini dikarenakan kondisi pasar yang dinamis dan tingkat persaingan yang tinggi, sehingga memberikan sedikit ruang untuk dapat bergerak naik.

Gambar : Grafik Operating Net Income

Kekurangan dan Kelebihan ERP PT Jotun Indonesia

       ERP merupakan produk dari perusahaan sebagai akibat adanya masalah dalam persaingan usaha. Sebagai suatu sistem, ERP harus mampu mengakomodasi strategi perusahaan yang diterapkan secara berkala. Jika ERP berdiri sendiri sebagai suatu sistem (tidak fleksibel) tentunya hal ini justru membuat investasi perusahaan akan terbuang percuma. Dukungan dari seluruh unsur di perusahaan amat dibutuhkan untuk membuat sistem ini sukses. Jika dianalisis, maka ERP sebagai suatu sistem ternyata berhasil meningkatkan nilai dari perusahaan dan mempunyai kelebihan sebagai berikut :

Kenaikan pendapatan

          Kenaikan pendapatan dapat dilihat dari laporan keuangan PT Jotun Indonesia yang meningkat tajam. Hal ini bisa saja terjadi karena PT Jotun Indonesia diuntungkan dengan aksi merger dua buah raksasa cat (ICI dan Akzo Nobel) dan menurunnya kualitas dan kinerja salah satu produsen cat lokal terbesar. Namun demikian hal ini dapat ditampik dengan performa PT Jotun Indonesia yang meningkat pada beberapa key indikator seperti yang dijelaskan pada balanced scorecard.

Penurunan Efek Bullwhip

         Penurunan Efek Bullwhip dikarenakan PT Jotun Indonesia mengalami keakuratan data yang tinggi setelah implentasi ERP. Perlu diketahui bahwa ndustri cat adalah industri yang rentan akan keluhan pelanggan. Keluhan pelanggan ini terjadi karena faktor teknis (performa cat itu sendiri) atau faktor non teknis seperti tingkat ke akuratan data order dan otomisasi formulasi. Efek Bullwhip akan turun dengan sendirinya dengan turunnya Non Technical Error. Dengan turunnya efek Bullwhip, diharapkan pekerjaan di blending area dapat lebih menekan biaya produksi dan jauh lebih responsif.

Implementasi ERP sebagai Business Intelligent

      Seperti yang telah dikemukan diatas, bahwa industri cat adalah industri yang rentan akan keluhan pelanggan. Kemampuan perusahaan untuk dapat menyerap pengetahuan dari kegiatan yang telah dilakukan (Tacit Knowledge) sangat diandalkan dalam penyelesaian malah atau penyusunan strategi berikutnya. ERP sebagai data warehousing berperan aktif dalam proses pengolahan data sehingga analisis perusahaan dapat lebih tajam.