Modul Operasi ERP

Modul Operasi ERP meliputi :

1.  General Logistics.
 
     Logistik, definisinya adalah proses flow atau aliran pendistribusian yang efisien dan penyimpanan barang dari titik asal/ produksi ke titik konsumsi/customer. Logistik adalah bagian dari proses Supply Chain,  yaitu suatu metode untuk mengontrol aliran barang. Atau dalam kata lain adalah Logistik adalah proses pergerakan barang dari gudang menuju tangan konsumen. Logistik pertama kali digunakan dalam dunia militer untuk menggambarkan proses penyediaan persenjataan, obat obatan pada zona perang . Istilah ini sekarang digunakan lebih  luas lagi (di bidang bisnis). Modul logistik juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu: 

• Modul Production Planning.
• Modul Enterprise Controlling.
• Modul Sales Distribution.
• Modul Matrial Management.
• Modul Plant Maintenance. 
• Modul Quality Management.

Namun pada dasarnya adalah modul Logistik ini berfungsi untuk pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi, dari Purchase requisition hingga delivery.

 

 2.  Sales and Distribution.

     Sales dan distribusi merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan dari  perusahaan tersebut. Sales menitik beratkan pada tehnik dan mencari pasar untuk produk. Sales harus selalu ditunjang dengan proses distribusi yang baik. Proses distribusi harus merata dan harus menerapkan prinsip on time delivery.

Desain dari modul Sales Distribution difokuskan kepada penggunaan strategi penjalan yang sensitif terhadap peerubahan yang terjadi dipasar.
Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalis dan mengintrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dakam priode akuntansi yang akan datang.




3.  Material Management.

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material.

Manfaat yang diperoleh antara lain:

• Otomasi evaluasi pemasok
• Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan manajemen pergudangan
• Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

MODUL-MODUL MANAJEMEN MATERIAL

• • Pre purchasing activities
• • Purchasing
• • Vendor evaluation
• • Inventory management
• • Invoice verification & material inspection

PRE PURCHASING

Modul ini mendukung siklus undangan penawaran (tender), mengelola kontrak dan tingkat penerimaan pelayanan

Aktivitas yang ada didalamnya:

• Database utama layanan/jasa yang menyimpan deskripsi semua layanan/jasa yang akan dibeli
• Menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang dibuat terpisah yang dapat dibuat untuk setiap proyek pengadaan
• Terdiri dari item layanan/jasa dan item material yang dinput satu kali sehingga meminimalkan entry data manual

PURCHASING

Modul ini mendukung penuh proses pembelian material dan modul ini juga berkomunikasi dan terintegrasi penuh dan berjalan peralel dengan modul-modul seperti:

• Finance
• Manufacturing

VENDOR EVALUATION

• Merupakan elemen yang terintegrasi pada modul manajemen material
• Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga dan jumlah yang disesuaikan dengan order pembelian
• Modul ini menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi barang datang atau audit kualitas
• Data yang diakses meliputi data inventory management
• Menyediakan proses evaluasi vendor berdasarkan titik pandang tertentu dan menilai kinerja dari vendor secara langsung

INVENTORY MANAGEMENT

• Modul ini digunakan untuk mengelola stok
• Pada sistem ini stok fisik mencerminkan semua transaksi yang dihasilkan dalam perubahan stok dan dalam tingkatan perubahan inventory
• Pengelolaan stok (Penyusutan barang) yang dilakukan meliputi perhitungan nilai stok untuk keperluan akuntansi biaya.
• Untuk setiap aktivitas dilakukan perhitungan ulang atas beberapa nilai, yaitu:

• – Nilai stok untuk manajemen inventory
• – Penetapan account untuk akuntansi biaya
• – Menghubungkan account G/L untuk akuntansi keuangan dengan penetapan account secara otomatis .

INVOICE VERIFICATION & MATERIAL INSPECTION

Modul ini menyambungkan sistem manajemen material dengan akuntansi keuangan dan komponen pengendalian dan akuntansi aset

Fungsi-fungsi yang dilayani adalah:

• Melengkapi proses pembelian material, dimulai dari permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang dan penerimaan invoice
• Memungkinkan invoice yang tidak berasal dari pengadaan material (seperti pengadaan jasa, biaya pelatihan, dll)
• Pengolahan memo kredit, seperti pembatalan invoice atau pemberian diskon

Aspek Manajemen Material

Produk Dan Daftar Harga, serta hal hal yang berhubungan dengannya.

• • Warehouse
• • Shipments (receipts)-----pengiriman.
• • Inventory Movements (pergerakan inventory)
• • Physical Inventory
• • Production
• • Customer Shipment.
• • Replenishment (Demand)------penambahan
• • Available to Promise
• • Valuation Costing Material Management

Warehouse adalah lokasi fisik dimana barang/Material anda disimpan. kita bisa membuat warehouse sebanyak yang kita inginkan. Multi Warehouse, jadi bisa menangani banyak warehouse sebanyak yang kita mau (akan tetapi tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan kita).

Selanjutnya Warehouse dapat mempunyai satu atau lebih locators (lokasi penempatan barang). Suatu locator mempunyai tiga dimensi seperti yang biasa dikenal dikenal:

• • Aisle (Gang)
• • Bin (Bak/Peti)
• • Level (Tingkat)

Di dalam suatu setup kompleks, kita dapat membuat suatu Warehouse untuk penerimaan, suatu Warehouse untuk penyimpanan dan suatu Warehouse untuk pengiriman:

Material Movement


External

• - Receipt(penerimaan)
• - Shipment(pengiriman)

Internal- Inventory Move

• - Physical Inventory
• - Production

Inventory Valuation Report

• - Based on Price List
• - Lists PO Price
• - Calculates Qty based on Valuation Date
• - Export to XLS for more complex Valuation

Tahapan yang perlu dikelola dalam pengelolaan material adalah sbb:

• • Pembuatan Master Barang
• • Perencanaan Kebutuhan Material proyek
• • Material Schedule
• • Analisa Harga dan Pemilihan Pemasok
• • Purchase Order
• • Penerimaan Barang
• • Pemakaian Barang
• • Monitoring Stok
• • Evaluasi Pemakaian Bahan
• • Penentuan PFC (Projected Final Cost)
• • Pengelolaan Sisa Material

Yang penting dari modul ini adalah :

• 1. Bagaimana membuat Purchase Requition
• 2. Bagaimana membuat Purchase Order
• 3. Bagaimana melakukan penerimaan barang
• 4. Bagaimana melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier
• 5. Bagaimana mengelola inventori.
• 6. Dan yang sangat beririsan dengan modul PP, yaitu bagaimana membuat perencanaan produksi (MPS) dan bagaimana membuat perencanaan order material (MRP)

Agar Modul ini bekerja dengan baik, maka master-masternya harus dikelola dengan baik, antara lain :

• 1. Material master
• 2. Master Vendor
• 3. Master Price (Purchase info Record)
• 4. Source List
• 5. Quota Arrangement
• 6. Storage Location

Fungsi Fungsi didalam Material Management:
Selain fungsi fungsi yang berhubungan transaksi pembelian dan penjualan, ada beberapa fungsi yang berguna untuk transaksi material, diantaranya adalah:

• Physical Inventory, Digunakan untuk melakukan adjustment untuk menyesuaikan stok di system dengan actual, ada yang menyebut dengan stok opname, cycle count, dll.
• Production / Assembly, Digunakan untuk melakukan transaksi produksi material material yang digunakan dalam produksi dan menghasilkan Finish Good.
• Inventory Valuation, Digunakan untuk mengevaluasi value / nilai kekayaan material yang ada di warehouse tertentu atau lokasi tertentu.
• Inventory Move, Digunakan untuk melakukan transaksi antar warehouse.
• Replenishment, Digunakan untuk melakukan Action berupa Request, atau Purchase Order, ketika stok mencapai Minimum stok, atau dibawah maksimum stok. Sangat berguna untuk menjaga stok selalu pada level aman.

Laporan laporan Material Management
Disamping laporan laporan yang bisa anda buat sendiri, ada beberapa laporan yang sudah tersedia untuk material management, diantaranya adalah:

• 1. Transaction Detail
• 2. Product Transaction Value
• 3. Product Transaction Summary
• 4. Replenish Report
• 5. Product Costing Report
• 6. Vendor Selection 

Tujuan utama dari modul ini adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.